Eigene Domain und E-Mail-Postfach: worauf es ankommt

Einen Namen wählen

Die Domain ist die Adresse Ihrer Website und der Teil hinter dem @ in Ihrer E-Mail-Adresse. Sie sollte kurz sein, sich am Telefon ohne Nachfragen buchstabieren lassen und zu Ihrem Unternehmensnamen passen. Bindestriche sind möglich, müssen aber jedes Mal mitgesagt werden.

Prüfen Sie vor der Wahl, ob der Name schon von einem anderen Unternehmen genutzt wird, etwa als Firmenname oder Marke. Ein Name, der zu Verwechslungen führt, kann später Ärger machen und einen Wechsel der Adresse erzwingen.

Welche Endung passt

Für Betriebe, die vor allem in Deutschland arbeiten, ist .de die naheliegende Endung; sie wird von der DENIC verwaltet. Daneben gibt es allgemeine Endungen wie .com und regionale wie .nrw oder .ruhr. Wichtiger als die Endung ist, dass Sie eine Adresse einheitlich verwenden: auf der Website, im Briefkopf, auf dem Fahrzeug und im Google-Unternehmensprofil.

Mehrere Endungen für denselben Namen zu registrieren, kann sinnvoll sein, damit niemand anderes sie belegt. Die zusätzlichen Adressen leiten dann auf die Hauptadresse weiter, statt eine zweite Website mit gleichem Inhalt zu zeigen.

Wer Inhaber der Domain ist

Registriert wird eine Domain immer auf einen Inhaber. Er kann sie zu einem anderen Anbieter umziehen, übertragen oder löschen lassen; einen Providerwechsel stößt nach den Angaben der DENIC der Domaininhaber selbst an. Für Sie heißt das: Achten Sie darauf, dass Ihr Unternehmen als Inhaber eingetragen ist und nicht die Agentur oder ein früherer Mitarbeiter.

Wer die Domain technisch verwaltet, ist davon getrennt. Das darf der Anbieter Ihres Abos sein; wichtig ist nur, dass Sie als Inhaber im Ernstfall den Anbieter wechseln können.

Wohin Mails gehen: der MX-Eintrag

Im Hintergrund jeder Domain stehen Einträge im Domain Name System, kurz DNS. Einer davon ist der MX-Eintrag. Er sagt anderen Mailservern, welcher Server die Mails für Ihre Domain annimmt. Zeigt er auf den falschen Server, kommen Mails nicht an, auch wenn die Website einwandfrei läuft.

Website und Postfach müssen dabei nicht beim selben Anbieter liegen. Der Eintrag für die Website und der MX-Eintrag sind getrennt; beide müssen nur stimmen.

Im Website-Abo von ARENJA ist ein E-Mail-Postfach mit bis zu 10 GB Speicher enthalten, solange die Website bei ARENJA liegt. Liegt die Website bei einem anderen Anbieter, kommt das Postfach von dort oder von einem Mail-Anbieter Ihrer Wahl.

Ändert sich der MX-Eintrag, etwa beim Wechsel des Anbieters, übernehmen andere Server den neuen Wert erst nach und nach. Legen Sie den Wechsel deshalb nicht auf einen Tag, an dem Sie wichtige Mails erwarten, und prüfen Sie danach mit einer Testmail von einer fremden Adresse, ob alles ankommt.

Damit Mails nicht im Spam landen: SPF, DKIM, DMARC

Drei weitere Einträge helfen empfangenden Servern zu prüfen, ob eine Mail wirklich von Ihnen stammt. Mit SPF legt der Inhaber einer Domain fest, welche Server Mails mit dieser Domain versenden dürfen. Mit DKIM wird jede Mail digital signiert; der passende Schlüssel steht im DNS, und der Empfänger kann die Signatur prüfen. DMARC baut darauf auf: Darin steht, wie Empfänger mit Mails umgehen sollen, die diese Prüfungen nicht bestehen, und wohin Berichte darüber gehen.

Google zum Beispiel schreibt für Absender, die an Gmail-Konten schicken, mindestens SPF oder DKIM vor; wer mehr als 5.000 Nachrichten am Tag an Gmail sendet, braucht SPF, DKIM und DMARC. Auch wenn Sie weit darunter liegen: Eine Domain mit allen drei Einträgen ist besser vorbereitet.

Eine Adresse für jede Aufgabe

Mit eigener Domain sind Sie nicht auf eine einzige Adresse festgelegt. Neben persönlichen Adressen können Sie Funktionsadressen anlegen, etwa für Anfragen, Rechnungen oder Bewerbungen. Fällt jemand aus oder wechselt eine Aufgabe, ändert sich nur, wer die Mails liest, nicht die Adresse, die Ihre Kunden kennen. Ob dafür ein eigenes Postfach nötig ist oder eine Weiterleitung genügt, hängt davon ab, ob mehrere Personen antworten sollen.

Woran Sie ein ordentlich eingerichtetes Postfach erkennen

• Sie können Mails am Computer und am Handy abrufen und senden, mit Verschlüsselung der Verbindung.
• Für die Domain sind MX, SPF, DKIM und DMARC eingetragen.
• Es ist geklärt, wer bei einem Ausfall oder einer Fehlermeldung Ansprechpartner ist.
• Sie wissen, wie Sie Ihre Mails sichern oder mitnehmen, falls Sie den Anbieter wechseln.